Níl cumais bhainistíochta sonraí ag Excel de chláir bhunachar sonraí gaolmhar mar SQL Server agus Microsoft Access. Is féidir leis an méid is féidir é a dhéanamh, áfach, mar bhunachar sonraí simplí nó cothrom-chomhad a chomhlíonann na riachtanais bainistíochta sonraí i go leor cásanna.
In Excel, eagraítear sonraí i dtáblaí ag úsáid sraitheanna agus colúin bileog oibre. Tá gné tábla sna leaganacha níos déanaí den chlár, rud a fhágann go bhfuil sé éasca sonraí a iontráil, a eagrú agus a ionramháil.
Stóráiltear gach píosa sonraí aonair nó faisnéis faoi ábhar - mar shampla uimhir chuid nó seoladh duine - i gcill bhileog oibre ar leith agus dá ngairmtear réimse.
Téarmaí Bunachar Sonraí: Tábla, Taifid, agus Réimse in Excel
Is bailiúchán de fhaisnéis ghaolmhar atá stóráilte i mbunachar sonraí amháin nó níos mó ar bhealach eagraithe.
De ghnáth, eagraítear an fhaisnéis nó na sonraí i dtáblaí. Bíonn bunachar sonraí simplí nó cothrom-chomhaid, mar shampla Excel, ar gach eolas faoi ábhar amháin i dtábla amháin.
Tá bunachar sonraí gaolmhar, ar an láimh eile, comhdhéanta de roinnt táblaí le gach tábla ina bhfuil eolas faoi ábhair éagsúla, ach a bhaineann leo.
Eagraítear an fhaisnéis atá i dtábla sa chaoi is gur féidir é a dhéanamh go héasca:
- Nuashonraithe
- Sórtáilte
- Ceartaithe
- Scagtha nó cuardach a dhéanamh ar fhaisnéis shonrach
Taifid
I dtéarmaíocht na bunachar sonraí, tá an fhaisnéis nó na sonraí go léir maidir le haon réad ar leith a cuireadh isteach sa bhunachar sonraí i dtaifead.
In Excel, eagraítear taifid i sraitheanna bileog oibre de ghnáth le gach cill sa tsraith ina bhfuil mír amháin faisnéise nó luach.
Páirceanna
Déantar tagairt do gach mír faisnéise aonair i dtaifead bunachar sonraí - mar shampla uimhir theileafóin nó uimhir sráide - mar réimse .
In Excel, feidhmíonn cealla aonair bileog oibre mar réimsí, ós rud é go mbeidh píosa faisnéise aonair ann faoi gach rud.
Ainmneacha Réimse
Tá sé ríthábhachtach go gcuirfear sonraí ar bhealach eagraithe i mbunachar sonraí ionas gur féidir é a shórtáil nó a scagadh chun faisnéis shonrach a fháil.
Chun a chinntiú go gcuirtear isteach na sonraí san ord céanna le haghaidh gach taifid, cuirtear ceannteidil le gach colún de tábla. Tugtar ainmneacha páirce ar na ceannteidil colún seo.
In Excel, tá na hainmneacha páirce don tábla sa tsraith barr den tábla. De ghnáth, tagraítear an tsraith seo mar shraith ceannteideal .
Sampla
San íomhá thuas, cuirtear an fhaisnéis uile a bailíodh le haghaidh mac léinn amháin a stóráil i sraith aonair nó taifeadadh sa tábla. Tá sraith ar leithligh sa tábla ag gach mac léinn, is cuma cé mhéad nó a bhfuil beagán eolais a bhailítear.
Is réimse é gach cill i ndiaidh a chéile ina bhfuil píosa amháin den fhaisnéis sin. Cabhraíonn na hainmneacha sa réimse sa tsraith ceannteidil go ndéantar na sonraí a eagrú trí na sonraí go léir a choinneáil ar ábhar ar leith, mar ainm nó aois, sa cholún céanna do gach mac léinn.
Uirlisí Sonraí Excel
Cuimsigh Microsoft roinnt uirlisí sonraí chun é a dhéanamh níos éasca oibriú leis na suimeanna móra sonraí a stóráiltear i dtáblaí Excel agus chun é a choinneáil i riocht maith.
Ag Úsáid Foirm do Thaifid
Is é ceann de na huirlisí sin a dhéanann sé éasca le hobair le taifid aonair an fhoirm sonraí. Is féidir foirm a úsáid chun taifid a aimsiú, a eagrú, a iontráil, nó a scriosadh i dtáblaí ina bhfuil suas le 32 réimse nó colún.
Áirítear ar an bhfoirm réamhshocraithe liosta ainmneacha réimse san ord a socraítear iad sa tábla, lena chinntiú go gcuirtear taifid isteach i gceart. Tá bosca téacs in aice le gach ainm réimse le haghaidh na sonraí aonair a iontráil nó a eagarthóireacht.
Cé gur féidir foirmeacha saincheaptha a chruthú, tá an fhoirm réamhshocraithe a chruthú agus a úsáid i bhfad níos éasca agus is minic go bhfuil sé riachtanach.
Bain Taifid Dúblach Sonraí
Is fadhb chomhchoiteann le gach bunachar sonraí earráidí sonraí. Chomh maith le botúin litrithe simplí nó réimsí sonraí ar iarraidh, is féidir imní mór a bheith ag taifid sonraí a dhúbailt de réir mar a fhásann an tábla sonraí i méid.
Is féidir uirlisí sonraí eile de chuid Excel a úsáid chun na taifid dhúbailt seo a bhaint amach - dúbailtí cruinn nó páirteach.
Sonraí Sórtála
Is éard atá sa sórtáil ná sonraí a atheagrú de réir maoine ar leith, mar shampla tábla a shocrú go haibítreach ag an ainm deiridh nó go cróineolaíoch ó dhaoine is sine agus is óige.
I measc na roghanna a bhaineann le saghas Excel tá sórtáil ag réimsí amháin nó níos mó, sórtáil saincheaptha, amhail dáta nó am, agus sraitheanna a shórtáil a fhágann go bhféadfadh sé na réimsí a athordú i dtábla.